Derzeit sind alle Leitungen belegt. Please hold the line. Mit einer professionellen Warteschleife warten Ihre Anrufer ab sofort gerne.

Die perfekte Warteschleife

Bei einer Warteschleife kommt es auf jedes Detail an. Denn der schwarze Peter liegt ja auf Ihrer Seite: Sie können ein Gespräch nicht direkt entgegennehmen und müssen auf die Geduld Ihrer Anrufer hoffen. Aber keine Panik: Wir zeigen Ihnen, wie Sie die perfekte Warteschleife entwerfen. Und mit unserer kostenfreien Textkonzeption unterstützen wir Sie dabei gerne, in dem wir Ihnen Vorschläge machen bzw. auf Wunsch Ihre bestehenden Texte überarbeiten.

Die 3 häufigsten Fehler

• Die Wartezeit ist zu lange
• Versprechen werden nicht eingehalten
• Die Warteschleife ist minderwertig

Schritt für Schritt zur perfekten Warteschleife

• Nehmen Sie Ihre Anrufer ernst
  Zeigen Sie, dass Ihnen bewusst ist, dass niemand gerne wartet - es sich aber manchmal leider nicht vermeiden lässt. Dies fängt alleine schon damit an, dass Sie eine professionelle Warteschleife einsetzen - und nicht nur einfach das "Standardgedudel" der Telefonanlage nutzen.
• Die Macht der Worte
  Das Herzstück Ihrer Warteschleife: Auch hier ist es wichtig, Wertschätzung gegenüber den Anrufenden zu zeigen. Ein "Bitte warten, bitte warten" - und das in ständiger Wiederholung - wird das eher nicht schaffen. Sind Sie verbindlich und nahbar. Ein "Unser Team ist heute sehr gefragt" klingt wesentlich sympathischer als ein "Aufgrund hohen Anrufaufkommens sind unsere Leitungen derzeit überlastet". Treffen Sie den richtigen Ton für Ihre Zielgruppe. Dies sollte sich auch in Musik & Stimme widerspiegeln.
• Die Musik macht's
  Eine hochwertige Wartemusik macht das Warten wesentlich angenehmer als ein synthetisches "Für Elise". Auch ist es wichtig, dass die Musik zu Ihrem Unternehmen passt. Rockmusik z.B. wird bei einem Motorradhändler eher auf die richtige Zielgruppe treffen als bei einem Versandhändler für Babykleidung. Wichtig dabei: Die Wartemusik muss gemafrei sein - oder Sie schließen einen entsprechenden Vertrag mit der Gema ab.
• Auf die Stimme kommt es an
  Die richtige Stimme ist entscheidend. Soll es eher eine verbindliche, vertrauenserweckende Stimme sein (z.B. wichtig für Finanzdienstleister) oder eher eine junge, hippe Stimme (das neue Startup aus dem Szenekiez)? Zusammen mit der richtigen Wortwahl und passenden Musik ergibt sich so ein in sich stimmiges Produkt. Wir bieten Ihnen eine große Auswahl an Stimmen für Telefonansagen - und das in nahezu allen Sprachen der Welt.
• Halten Sie gemachte Versprechen
  "Wir sind gleich für Sie da" - prima, aber dann darf es auch keine 10 Minuten mehr dauern, bis jemand rangeht. Aus Erfahrung wissen Sie ja, wie lange Anrufer im Schnitt warten müssen. Passen Sie die Formulierungen dementsprechend an. Sie bieten einen Rückrufservice in der Warteschleife? Perfekt. Dann muss dieser aber auch zuverlässig innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen.
• Nichts ist älter als Nachrichten von gestern
  Checken Sie Ihre Warteschleife regelmäßig auf Aktualität, gerade wenn Sie auf bestimmte Termine (z.B. Messen) hinweisen oder saisonalen Bezug nehmen (z.B. Weihnachten).
• Bereiten Sie Ihre Anrufer auf das Gespräch vor
  Gibt es Informationen, die Sie in jedem Fall in einem Telefonat benötigen, wie z.B. Kunden- oder Auftragsnummer? Dann sagen Sie das gerne in der Warteschleife.
• Bieten Sie alternative Kontaktmöglichkeiten
  Es gibt auch alternative Möglichkeiten, Sie zu erreichen? Verweisen Sie am besten auf Ihre Website, statt alle alternativen Telefonnummern oder Emailadresse zu diktieren.
• Alles muss ein Ende haben
  Lassen Sie Ihre Anrufer nicht unendlich in der Warteschleife hängen. Nutzen Sie mit einer Timeout-Ansage die Möglichkeit, ein maximales Limit für den Verbleib in der Warteschleife zu setzen.

Professionelle Warteschleifen direkt aus dem Tonstudio

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