Telefonansage für Kanzleien –
seriös, diskret, mandantengerecht
Mandanten rufen an, wenn sie unter Druck stehen – bei Rechtsstreitigkeiten, Steuerprüfungen oder eiligen Vertragsfragen. Was sie hören, entscheidet über ihr Vertrauen. Studio oder KI, DSGVO-konform, seit 2003.
So klingt eine Kanzlei am Telefon. Direkt zum Anhören.
13 echte Ansagen aus Kanzleien, Notariaten und Steuerberatungen.
Geschäftszeiten
Wenn geschlossen ist, entscheidet die Ansage, ob der Anrufer wiederkommt.
Abwesenheit
Niemand am Platz – und trotzdem ein professioneller Eindruck.
Besetzt & Überlauf
Alle Leitungen belegt: Der Anrufer bleibt in der Leitung statt aufzulegen.
Fortbildung
Schulungstag im Haus – der Anrufer weiß Bescheid.
Mandanten beurteilen Ihre Kanzlei nach dem ersten Höreindruck. Was sagt Ihre Ansage über Sie aus?
Eine Rechtsanwaltskanzlei oder Steuerkanzlei steht für Kompetenz, Diskretion und Verlässlichkeit. Diese Werte müssen sich auch am Telefon widerspiegeln – bevor ein Gespräch zustande kommt. Eine unprofessionelle oder generische Ansage sendet das falsche Signal.
Mandanten, die wegen eines dringenden Rechtsproblems anrufen, sind oft gestresst. Eine klare, ruhige und professionelle Ansage gibt sofort Orientierung: Ist die Kanzlei erreichbar? Wann kann ich einen Rückruf erwarten? Gibt es eine Notfallmöglichkeit?
Wir produzieren Telefonansagen für Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberatungskanzleien, Notariate und Wirtschaftsprüfer seit 2003. Seriös, klar und mandantengerecht.
Ansage oder Anrufannahme? Der Unterschied, kurz erklärt.
Beim Thema Erreichbarkeit werden zwei verschiedene Dinge oft verwechselt. Damit Sie wissen, worüber Sie hier lesen:
Die Telefonansage – das machen wir
Eine Aufnahme, die Ihre Telefonanlage abspielt: die Begrüßung vor dem Melden, der Hinweis auf Bürozeiten, die Ansage auf dem Anrufbeantworter, die Warteschleife. Einmal produziert, läuft sie ohne laufende Kosten. Gesprochen von einem professionellen Sprecher oder als KI-Stimme, in Ihrem Namen und Ihrem Tonfall.
Der Telefonservice – das machen wir nicht
Ein externes Sekretariat, in dem Menschen für Sie ans Telefon gehen, Mandanten aufnehmen und Termine vergeben. Das ist ein Dienstleistungsvertrag mit monatlichen Kosten – ein anderes Produkt, das wir nicht anbieten. Wenn Sie das suchen, sind Sie hier falsch, und wir sagen es Ihnen lieber gleich.
Viele Kanzleien kombinieren beides: den Telefonservice für die Kernzeiten, die professionelle Ansage für alles davor, danach und dazwischen. Die Ansage entscheidet dabei über den ersten Eindruck – sie läuft, bevor irgendjemand abhebt.
Fünf Telefonsituationen in der Kanzlei. Und wie Sie jede davon souverän lösen.
Erster Anruf eines Neumandanten
Ein potenzieller Mandant ruft zum ersten Mal an – er hat ein Problem und sucht Hilfe. Die Ansage entscheidet, ob er wartet oder zur nächsten Kanzlei wechselt. Professionell, klar, vertrauensbildend.
Benötigt: Professionelle Begrüßungsansage
Außerhalb der Kanzleiöffnungszeiten
Abends oder am Wochenende: Mandanten mit dringenden Anliegen müssen wissen, wann die Kanzlei wieder erreichbar ist. Bei echten Notfällen brauchen sie eine Notfallkontaktmöglichkeit oder klare Weiterleitung.
Benötigt: Öffnungszeiten-Ansage + Notfalloption
Mandantenrückruf aus der Mailbox
Wenn kein Mitarbeiter abnimmt, landet der Mandant auf der Mailbox. Die Ansage muss klar führen: Welche Informationen sollen hinterlassen werden? Wann erfolgt der Rückruf? Diskretion ist dabei selbstverständlich.
Benötigt: Professionelle Mailbox-Ansage
Kanzlei mit mehreren Fachanwälten
Mandanten wissen oft, wen sie sprechen möchten oder welches Rechtsgebiet ihr Anliegen betrifft. Ein IVR-Auswahlmenü spart Zeit – für Mandanten und für Ihr Sekretariat.
Benötigt: IVR-Menü nach Fachanwalt oder Rechtsgebiet
Kanzlei geschlossen / Urlaub
Gerichtsferien, Fortbildung oder Betriebsurlaub: Mandanten benötigen klare Information über die Vertretungsregelung. Eine zeitlich begrenzte Urlaubsansage kommuniziert das professionell und zuverlässig.
Benötigt: Urlaubsansage mit Vertretungshinweis
Mustertexte für Kanzleien. Sofort einsetzbar oder als Vorlage.
Kanzlei Brandt & Kollegen, guten Tag. Alle Leitungen sind gerade belegt. Bitte bleiben Sie in der Leitung — oder hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Mandantennummer. Wir melden uns zeitnah.
Kanzlei Brandt & Kollegen, guten Tag. Unser Sekretariat ist Montag bis Donnerstag von 8 bis 17 Uhr und Freitag bis 14 Uhr besetzt. Hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen — wir setzen uns am nächsten Werktag mit Ihnen in Verbindung.
Kanzlei Brandt & Kollegen — bitte bleiben Sie in der Leitung. Wir sind in Kürze persönlich für Sie da. Terminvereinbarungen nehmen wir auch per E-Mail an sekretariat@kanzlei-brandt.de entgegen.
Kanzlei Brandt & Kollegen, guten Tag. Alle Mitarbeiter sind gerade in einem Gespräch. Hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Mandantennummer und eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens. Wir melden uns umgehend.
Kanzlei Brandt & Kollegen, guten Tag. Unsere Kanzlei ist vom 23. Dezember bis 2. Januar geschlossen. In dringenden Fällen erreichen Sie die Kanzlei Dr. Vogt unter 0821 33 22 11. Ab dem 3. Januar sind wir wieder wie gewohnt für Sie erreichbar.
Kanzlei Brandt & Kollegen, guten Tag. Für Fragen zu bestehenden Mandaten drücken Sie bitte die 1. Für eine Erstberatung die 2. Für das Sekretariat die 3. Oder bleiben Sie in der Leitung — wir verbinden Sie mit dem nächsten freien Ansprechpartner.
Text passt? Direkt als professionelle Kanzleiansage produzieren lassen.
Kanzleiansage erstellenStimmen anhörenKanzlei-Texte mit einem Klick entwerfen
Geben Sie uns Ihren Kanzleinamen — unser KI-Text-Studio entwirft Ihnen die wichtigsten Ansagen: Begrüßung, Termine, Rückruf, Fristenhinweise. In einer Minute, mit Ihrem Namen drin.
Im KI-Text-Studio startenLieber jemand, der Ihre Kanzlei versteht?
Auf Anfrage entwickeln wir Ihren Text mit Ihnen — sachlich, seriös und mandantenfreundlich, mit der richtigen Balance zwischen Diskretion und Erreichbarkeit.
Text persönlich entwickeln lassenTelefonansagen in der Kanzlei und DSGVO. Was Sie beachten sollten.
In Kanzleien haben Diskretion und Datenschutz höchste Priorität. Wenn Mandanten auf der Mailbox Nachrichten hinterlassen, enthalten diese oft vertrauliche Informationen zu laufenden Rechtssachen oder persönlichen Umständen.
Empfehlenswert ist ein kurzer Datenschutzhinweis in der Mailbox-Ansage: „Ihre Nachricht wird vertraulich behandelt und nach Bearbeitung gelöscht." Die Telefonansage selbst enthält keine personenbezogenen Daten und ist unproblematisch.
DSGVO-Hinweise für Kanzleien
Mailbox: Auf Vertraulichkeit und Löschung nach Bearbeitung hinweisen
Aufzeichnung: Gesprächsaufzeichnung nur mit expliziter Einwilligung
Technik: Nur Anbieter mit EU-Serverstandort oder AVV
Im Zweifel: Datenschutzbeauftragten konsultieren
Ihre Kanzlei klingt so seriös wie sie ist. Am Telefon genauso wie im Beratungsgespräch.
Studio oder KI, DSGVO-konform, seit 2003. Für Rechtsanwälte, Steuerberater und Notare.
Kanzleiansage erstellenSeriös klingen, Mandanten gewinnen. Telefonansagen für Kanzleien – sofort als KI oder aus dem Studio. Preise ansehen →
Häufige Fragen zur Kanzlei-Telefonansage.
Eine professionelle Telefonansage für Ihre Kanzlei wirft viele Fragen auf – von den Kosten und dem DSGVO-konformen Umgang mit Mailbox-Aufzeichnungen bis zu separaten Ansagen für einzelne Fachanwälte per IVR-Menü. Hier finden Sie die Antworten, die Rechtsanwaltskanzleien, Steuerkanzleien und Notariate vor der Bestellung am häufigsten stellen.
Was kostet eine Telefonansage für meine Kanzlei?
Alle Angebote finden Sie in unserer Preisliste. Ob Einzelansage oder Set mit mehreren Ansagen – Einmalpreise, keine Abokosten. Alle Preise ansehen →
Ist die Ansage DSGVO-konform?
Die Ansage selbst enthält keine personenbezogenen Daten – sie ist unproblematisch. Für Mailbox-Aufzeichnungen empfehlen wir einen kurzen Datenschutzhinweis in der Ansage und die Nutzung von Diensten mit EU-Serverstandort.
Kann ich für verschiedene Anwälte separate Ansagen erstellen?
Ja – per IVR-Menü oder als separate Ansagen für jeden Anwalt bzw. jede Fachabteilung. Wir produzieren alle Ansagen in derselben Stimme für ein einheitliches Klangbild.
Was gehört in die Ansage, wenn die Kanzlei geschlossen ist?
Bei Abwesenheit zählt die Fristenwahrung: Die Ansage nennt den Zeitraum, die Vertretung mit Rufnummer und einen Hinweis, dass fristgebundene Schriftsätze weiterhin per Fax oder beA eingehen. Mustertexte für Schließzeiten finden Sie auf unserer Seite zur Telefonansage bei Betriebsurlaub, für die Zeit außerhalb der Bürozeiten übernimmt die Mailboxansage.
Gilt das auch für Notariate und Steuerberatungen?
Ja. Notariate, Steuerberatungen und Wirtschaftsprüfer haben dieselbe Ausgangslage: Mandanten rufen in einer verbindlichen Angelegenheit an und erwarten einen entsprechenden Ton. Die Mustertexte auf dieser Seite lassen sich direkt übernehmen – für Stoßzeiten rund um Fristen und Abgabetermine ergänzt eine Warteschleife mit Ansage die Erreichbarkeit.