Automatische Zentrale

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Auf Anhieb richtig: Die Automatische Zentrale.

Zeit ist Geld. Deswegen ist es für Unternehmen ideal, wenn Kunden auf Anhieb zum richtigen Ansprechpartner durchgestellt werden. Und auch Anrufer freuen sich, wenn ihnen unnötige Wartezeiten erspart bleiben. Durch den Einsatz einer Automatischen Zentrale ist sichergestellt, dass stets das passende Vermittlungsziel erreicht wird.

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Features
  • Professionelle Produktion in unserem Tonstudio
  • Freie Sprecherauswahl aus Kategorie A 
  • Produktion in jedem gängigen Audioformat
  • Einmalige Kosten – keine weiteren Gebühren 
  • Expresslieferung innerhalb von 24 Stunden (gegen Aufpreis)
Passende Hardware
Preis

ab 79,00 Euro (netto)
ab 94,01 Euro (inkl. 19% USt)

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Mehr Infos zu Automatische Zentrale / IVR

Eine Automatische Zentrale dient dazu, einen Anrufer zu begrüßen und ihn zu einem Gesprächspartner weiterzuleiten, der sich mit seinem Anliegen auskennt. Die Automatische Zentrale ist vor allem für Unternehmen gedacht, in denen es zwar mehrere Abteilungen gibt, die Anrufe aber nur über eine Rufnummer entgegengenommen werden. In diesem Fall spart eine Automatische Zentrale viel Geld, da die Aufgabe nicht von einer ausschließlich damit beschäftigten Person übernommen werden muss.

Sprachdialogsystem

Die Automatische Zentrale wird zuweilen auch als Sprachdialog- oder IVR-System bezeichnet. IVR steht dabei für „Interactive Voice Response“, also „interaktive Sprachantwort“. Sie besteht zunächst aus einem eingesprochenen Text, der der Ansage vor Melden nicht unähnlich ist. Der Zweck einer Ansage vor Melden besteht allerdings ausschließlich darin, den Anrufer darüber zu informieren, dass sein Gesprächspartner im Moment nicht verfügbar ist. Die IVR nimmt den Anruf entgegen, begrüßt den Anrufer und zählt ihm anschließend die Möglichkeiten auf, wie er zu bestimmten Gesprächspartnern weitergeleitet wird. Interessiert sich der Anrufer beispielsweise für das Thema „Import“, so bittet ihn die Automatische Zentrale darum, die „1“ auf der Tastatur seines Telefons zu drücken. Für das Thema „Export“ ist es dann die „2“, bei „Vertragsangelegenheiten“ die „3“. Der Anrufer kann dann selbst entscheiden, welchen Bereich sein Anliegen betrifft, und die entsprechende Taste betätigen. Danach wird er direkt zum gewünschten Gesprächspartner weitergeleitet. Sollte der Mitarbeiter gerade ein Gespräch führen oder anderweitig beschäftigt sein, wird der Anrufer in die Wartschleife weitergeleitet und später von dort wieder abgeholt.

Die Vorteile der Automatischen Zentrale

Neben dem finanziellen Aspekt ist die IVR vor allem deshalb sinnvoll, weil der Anrufer im Normalfall genau den Gesprächspartner erhält, den er zu sprechen wünscht. Er wird nicht von einem Mitarbeiter zum anderen weitergeleitet und muss sein Anliegen immer wieder erläutern, sondern landet sofort an der richtigen Stelle. Das sorgt für eine entspannte Stimmung am Telefon und wirft ein positives Licht auf das Unternehmen. Auf der anderen Seite gehen auch die Mitarbeiter viel motivierter in ein Telefongespräch, wenn sie wissen, dass der Anrufer eine Anfrage hat, die genau ihr Aufgabengebiet betrifft.

Die notwendige Technik für IVR

Die meisten modernen Telefonanlagen können für eine Automatische Zentrale programmiert werden. Sollte dies allerdings nicht der Fall sein, kann möglicherweise ein Callmanager helfen. Dabei handelt es sich um ein Gerät, mit dem Anrufe angenommen und bei Bedarf weitergeleitet werden. Es eignet sich also nicht nur für IVR, sondern auch für eine Ansage vor Melden. Sehr gerne überprüfen wir, ob die Telefonanlage Ihres Unternehmens die technischen Voraussetzungen erfüllt, um einen Callmanager zu betreiben. Zudem beraten wir Sie in der Wahl des passenden Geräts, übernehmen die Vorkonfiguration und bespielen es vor Auslieferung bereits mit den aufgenommenen Audiodateien

Die Automatische Zentrale mit Leben füllen

In einem großen Unternehmen kommt es häufig vor, dass Kunden den ersten Kontakt per Telefon herstellen. Somit ist die IVR mit einer akustischen Visitenkarte vergleichbar. Ein positiver Eindruck macht eine längerfristige Zusammenarbeit wahrscheinlich, ein schlechter erster Eindruck wirkt sich eher negativ auf das potentielle Geschäftsverhältnis aus. Um den Auftritt Ihrer Firma am Telefon so angenehm wie möglich für Kunden, Geschäftspartner und andere Anrufer zu gestalten, sind professionelle Aufnahmen unabdingbar. Dabei kommt es nicht nur auf die Ansage selbst an, sondern auch auf die Tonqualität und die Sprecher. Für den Fall, dass Sie eine musikalische Untermalung im Hintergrund wünschen, muss auch dieses professionell abgemischt und zum Image Ihrer Firma passen. Mit unserer Auswahl an vielseitigen Sprechern und einem Archiv mit Tausenden von gemafreien Musikstücken sorgen wir für Ihren positiven ersten Eindruck.


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