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Anrufbeantworter besprechen: Die ultimative Schritt-für-Schritt Anleitung

Tipps für professionelle Anrufbeantworter Ansagen

Sie möchten Ihren eigenen Anrufbeantworter besprechen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie ganz einfach zu einem perfekten Ergebnis kommen.

Achtung: Das sind die häufigsten Fehler!

  • Die Ansage ist unpersönlich

    Es ist eine heruntergeladene Standardangabe aus dem Internet ohne jeden Bezug zu Ihrer Firma
  • Die Ansage ist zu lang

    Alternative Kontaktmöglichkeiten aufzuzeigen (Website, Email, Fax, Notfallhotline …) ist grundsätzlich eine gute Idee – aber bitte nicht alles auf einmal.
  • Die Ansage ist nicht gut zu verstehen

    Dies kann entweder an einer schlechten Akustik bei der Aufnahme liegen – oder der Anrufbeantworter ist von der Qualität her minderwertig.

Schritt-für-Schritt Anleitung: So besprechen Sie den Anrufbeantworter richtig!

  • Schreiben Sie sich die Ansage vor

    Auswendig eine Ansage auf Anhieb richtig einzusprechen dürften nur die allerwenigsten Menschen schaffen. Schreiben Sie sich die Ansage vor, so können Sie auch in aller Ruhe an den Formulierungen feilen.
  • Lesen Sie sie vor der eigentlichen Aufnahme mehrmals laut vor

    Dies hilft, den Text zu verinnerlichen – gleichzeitig können Sie auch hören, ob das, was Sie geschrieben haben, auch gesprochen gut klingt.
  • Achten Sie auf die Länge (max. 30 Sekunden)

    In der Kürze liegt die Würze: Ihr Anrufer hat keine Chance, die Ansage nochmals zurückzuspulen. Er hat also genau eine Chance, alles zu verstehen. Je länger die Ansage und je detaillierter die Informationen, umso schwieriger. Ist Ihre Ansage zweisprachig (und damit zwangsweise länger), so bietet sich z.B. an, in der Fremdsprache nur die nötigsten Informationen einzubauen und diesen Teil somit zu kürzen.
  • Denken Sie an die Begrüßung und Verabschiedung der Anrufer

    So banal es klingt: Vergessen Sie nicht, Ihre Anrufer zu begrüßen und freundlich zu verabschieden. Ein kurzes "Vielen Dank für Ihren Anruf" klingt gleich viel höflicher. Übrigens: Ein "Auf Wiederhören" setzt man nur ans Ende, wenn die Ansage nicht die Möglichkeit bietet, eine Nachricht zu hinterlassen. Ansonsten ist es verwirrend, wenn nach dem "Auf Wiederhören" plötzlich doch noch ein Pfeifton kommt.
  • Nennen Sie maximal eine alternative Kontaktmöglichkeit

    Eine Emailadresse als alternative Kontaktmöglichkeit zu nennen, ist prima. Oder – noch besser – gleich direkt die Homepage. Das ist einfacher zu merken und bietet den Vorteil, dass der Anrufer neben der Emailadresse dort auch weitere Informationen findet. Aber dann bitte nur die Homepage – und nicht auch noch zusätzlich Email oder womöglich sogar Fax.
  • Sprechen Sie klar & deutlich, aber bleiben Sie natürlich

    Reden Sie so, wie Sie mit einem Freund sprechen würden. Dann klingt es authentisch & natürlich.
  • Lächeln Sie beim Einsprechen der Telefonansage

    Ein Lächeln ist in der Stimme hörbar und klingt viel freundlicher und einladender als eine neutrale Ansage.
  • Suchen Sie sich einen ruhigen Aufnahmeort mit guter Akustik

    Ideal ist ein Raum, in dem Sie ungestört sind und der z.B. Teppichboden hat. Geflieste Räume haben meist einen starken Raumklang, der auch auf der Aufnahme zu hören sein wird. 
  • Halten Sie gemachte Versprechen (z.B. Erreichbarkeitszeiten)

    Wenn Sie Zeiten in der Telefonansage nennen, zu denen Sie erreichbar sind, dann sollten Sie diese auch einhalten. Können Sie dies nicht garantieren, ist es besser, neutral zu formulieren ("Sie erreichen uns derzeit nicht persönlich" statt "Sie erreichen uns von 9-18 Uhr").
  • Checken Sie die Ansage regelmäßig auf Aktualität

    Nichts ist unfreiwillig komischer, als ein Hinweis auf z.B. einen längst vergangenen Betriebsurlaub oder Weihnachtsgrüße an Ostern.

Wenn Sie fertig sind, bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, sich das Ganze anzuhören. So erhalten Sie wertvolles Feedback – und können sich sicher sein, dass jeder im Unternehmen auch weiß, was Anrufer in Zeiten der Abwesenheit hören.

Professionelle Ansagen direkt aus dem Tonstudio.

Die einfache & hochwertige Alternative: Auf Wunsch übernehmen wir die Produktion der Telefonansage. Mit über 16 Jahren Erfahrung wissen wir, worauf es bei der Erstellung ankommt. Alle Informationen über unseren Service finden Sie hier.



Wir möchten es Ihnen einfach machen.

Sie haben Fragen oder benötigen ein individuelles Paketangebot? Kein Problem. Lassen Sie uns Ihre Anforderungen zukommen, wir melden uns direkt mit einem Angebot.

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